利用 Apps Script 讓 Google 表單回覆自動產出 Google 文件

免費版不夠用，不如手把手帶你做

袁浩 Harry Yuan

9 min readApr 17, 2021

情境

2021/04/18 EDIT: 後來想想這個若能拿來做「連署書產生器」應該也很方便，畢竟現在連署都要寄信很麻煩。

我身邊有蠻多朋友、同事，常用 Google 表單收集資料。

但他們做完問卷以後，經常都得手動把試算表的資料一個一個填到不同Google 文件內。流程大概像這樣：

像是今天如果每一個回應都要產出一份同意書，真的會很麻煩。

等到全部都 KEY 完大概也

自動化？

身為最愛偷懶的工程師，第一時間就是想幫忙自動化。於是我立馬翻了一下 Google Form 的擴充套件，馬上就找到了「FormPublisher」。他主要用途就是我們要做的：一收到表單的資料，就會自動填到你想要文件裡面。

太好了，來用它吧！趕快告訴同事這個東東！

隔天

「嘿，哈利呀，好像沒了欸」

「哪泥？」

…..沒錯，一下就沒了。畢竟是免費才 20 個最好是夠用。但要是公司的用量非常大的話，還是可以考慮付費版。

FormPublisher 的使用方法可以參考這篇文章，而今天想跟大家分享，如何使用 Apps Script 來自己做看看一個無上限的簡單版本，來達到同樣的目的。

Apps Script

Apps Script 是 Google 開發的一套「程式腳本平台」，讓你能透過撰寫腳本程式來操作多樣資源（Google文件、試算表、雲端硬碟等等）。而這個腳本的語言，就是 Javascript 加上一些特殊的 Google 資源物件，要是你有寫過 Javascript 就很快可以上手。

舉例來說，你可以用程式碼在雲端上建立、刪除檔案及資料夾，取代文件中的文字等等…

規劃流程

「Apps Script 能用來操作 Google 試算表跟文件」
「Apps Script 能在表單回覆送出時被觸發執行」

衝著這兩句話，我們就可以想辦法將流程優化：「當試算表一收到用戶回應，就會複製一份同意書模板，並且將此回應填入該檔案。」

準備步驟

先準備基本文件們（文件模板x1、表單x1、試算表x1、輸出資料夾x1）
從試算表開一個 App Script 專案
設定專案觸發器，讓他在「收到回應」時執行我們的程式
撰寫程式碼，來「取得回應」、「複製模板」、「把資料填入模板」
Done

STEP1: 準備文件們

首先我們要先準備好四樣東西：文件模板、表單、試算表、輸出資料夾。我這邊就直接舉例囉！

文件模板.docx

就開一個 Google 文件，記得在哪就好。

這邊要注意的是，待會要填入各欄位的地方要擺個對應的字元，等一下我們寫的程式才知道資料要擺哪裡。

範例如下，像我就是隨便放個 {{英文對應名稱}} ，你也可以 <填寫人> 、 (banana)，總之一個欄位一個專用名字，不要重複就好。

表單

就沒什麼特別的。

表單連結的試算表

也沒什麼特別的。無聊填了幾個假的人，反正應該也不會真的有人想請我喝xD。

輸出資料夾

開個新的資料夾就好。

STEP2: 建立試算表的 Script!

首先我們到試算表上方，點 Tools (工具) 的 Script editor (指令碼編輯器)。

此時應該會跳出一個視窗，來到 Apps Script 的頁面，並且幫你建好一個空的專案。這個程式碼檔案是跟我們的試算表連結在一起的喔！

STEP 3 : 設定「當表單送出時，就執行這個程式」

因為這個專案跟剛剛的試算表是連結在一起的，所以我們可以建立一個「觸發器」來設定「當表單送出時，就執行這個程式」。

觸發器的功能是當某個事件發生時，就會做對應的動作。

我們點到左邊的 Triggers （觸發器），這頁會列出此專案的觸發器。

有看到我們專案的觸發器了嗎？

很好，我也沒有。所以我們點右下角建立。

這邊有很多選項，例如：當觸發事件時，要執行我們的哪個 Function、事件來源是哪裡等等。

這邊我們只要改 event type，讓觸發器去監聽「表單送出(on form submit)」這個事件。

這樣就可以按下儲存建立了。之後當有任何人送出我們的表單，他就會執行一次這個程式。

再來要先檢查他是不是正常觸發？我們打開表單，隨便填一個：

送出以後，我們回到 Apps Script 頁面，找左邊的執行記錄 (executions)：

ＯＫ！有成功的觸發，只是我們的程式還沒做任何事情XD

STEP 4 : 撰寫程式

這邊程式碼撰寫，分成三個小步驟：

從事件取得該回應資料
複製模板檔案，並且填入各欄位資料
最後將真的要用的文件模板 ID、資料夾 ID 寫進程式碼。

STEP (1/3): 取得該回應資料

我們前面已經設定過，透過事件觸發執行 function 。而觸發比較特別，這個 function 可以接收一個 event 的物件，裡面會帶有這次事件的相關資訊，而我們要的使用者輸入也在這裡面。

就直接印出來看一下他長怎樣吧！修改程式碼如下：

這邊我讓 function 接收 event 這個參數，並且使用 Apps Script 的 Logger 將它印出來。

我們再去填一次表單，並且回到「執行項目(executions)」頁面，點開最新的執行記錄，就可以看到剛剛印出來的東西。

"event":{
  "values": [
    "4/16/2021 17:47:15",
    "基德",
    "gder@mail.com",
    "並沒有"
  ]
}

你會看到資料藏在 event.values 或 event.namedValues ，取其中一個就好。這邊的範例我會用 event.values 來操作，用一些變數來儲存這些資料。

資料都有了，再來就要複製我們的模板檔案。

STEP (2/3): 複製模板檔案程式碼

接下來就是加上最重要的部分。

基本上流程到這邊就完成 99% 了，剩下就是要放入填入的模板檔案 ID 、輸出資料夾 ID。

STEP (3/3): 最後填入要使用的檔案、資料夾 ID

為了要打開檔案，我們要找到它們的 ID。

回到雲端硬碟，直接對「模板檔案」右鍵 -> 取得共用連結：

連結長這樣：

https://docs.google.com/document/d/1_m12H-tGQo0OCFwb6VnqL5inuvQh3qT_IKfUL9NCk4s/edit?usp=sharing

其中粗體字的地方就是模板檔案的 ID。

資料夾的 ID 也是依樣畫葫蘆：

https://drive.google.com/drive/folders/1h2CBkls0KzXk6TA230k1aQ62m0groqqM?usp=sharing

最後就填入我們的程式碼中，就完成了！！

(完整的 code 可以在最下面找到)

實戰測試！

我們來填一次表單，看看會發生什麼事：

到雲端輸出資料夾查看：

之後每一個回應，都會產出一個對應的檔案。是不是很方便呢？

謝謝你耐心讀到這邊！

完整的程式碼

在這邊

補充

除了 body.replaceText() 以外，還有很多方便的方法可以用，例如

appendImage(image) 可以放圖片
appendListItem(listItem) 可以塞項目清單
appendTable(table) 可以塞表格
clear() 清空檔案內容

… 還有一堆可以在這邊找到。